OPTİK ÜRÜNLERİN ÜTS DE TEKİL TAKİBİ DETAYLI ANLATIM

Optisyenlik müesseselerinde satılan Optik ürünlerin ÜTS bildirim işlemleri hakkında Ege gözlükçüler ve Optisyenler Federasyonu tarafından yapılan açıklamayı siz değerli okurlarımız ile paylaşıyoruz.

"Değerli Meslektaşlarımız,

Optik tıbbi cihazların tekil takip işlemleri 11 Eylül 2017 tarihinden itibaren ÜTS üzerinden yapılmaya başlanmıştır. ÜTS’ de tanımlı Üretici/İthalatçı/Bayi/İhracatçı firmalar sisteme kaydettikleri tekil ürünler için üretim ya da ithalat bildirimi yapacak, sonrasında da ÜTS’ de kayıtlı olan Optisyenlik Müesseselerine verme/alma bildirimleri yaparak bu tekil ürünlerin sistem üzerinde izlenmesini sağlayacaklardır.

Ürün hareketleri ve tekil takip işlemlerine yönelik detaylı bilgiler https://uts.saglik.gov.tr/?page_id=1019adresinde yer alan Kullanıcı Kılavuzu ile Web Servis Tanımları dokümanında yer almaktadır.

Optisyenlik müesseselerinde satılan Optik ürünlerin ÜTS bildirim işlemleri iki farklı işleyişte gerçekleşmektedir;

1-    MEDULA Optik Provizyon Sistemi üzerinden ÜTS bildirimi gerçekleşecek ürünler (SGK Reçetesi satışı yapılan ürünler): UBB ve ÜTS ye tekil ürün kayıtlarıÜreticisi/İthalatçısı/Bayisi/İhracatçısı tarafından yapılan ürünlerin MEDULA Optik Provizyon Sitemi üzerinden satış işlemlerine devam edilecektir. MEDULA ile ÜTS entegre çalışan bir sistem olup, sisteme girilen ürünlerin tekil ürün kaydının olup, olmadığını sorguladıktan sonra, Optisyenlik müessesesi adına tüketiciye verme bildirimini otomatikman gerçekleştirmiş olacaktır.

2-    Doğrudan vatandaş tarafından ödemesi yapılan optik ürünler: (SGK Reçetesi ile gerçekleşmeyen ürün satışları) Optisyenlik müesseseleri vatandaşa satışını gerçekleştirdiği tekil ürünler için ÜTS’ ye tüketiciye verme bildirimi yapacaklardır.

Yukarıda anlatılan iki farklı işleyiş aşağıda iki farklı senaryoda ifade edilmiştir.

Tanımlar:

A Firması:Üretici ya da İthalatçı

B Firması:Optisyenlik Müessesi

Senaryo 1: MEDULA Optik Provizyon Sistemi Üzerinden Satışı Gerçekleşen Ürünler

A Firması bir optik tekil ürününü üretir ya da ithal eder ve B Firmasına satışını yapar. B Firması da bu optik tekil ürünü MEDULA bildirimi karşılığı vatandaşa satışını yapar.

Bu senaryo için ÜTS’ de gerçekleştirilecek bildirimler şunlardır:

A Firması ÜTS’ ye optik tekil  ürün için Üretim Bildirimi veya İthalat Bildirimi gönderir.

A Firması optik tekil ürünü B Firmasına verdiğini Verme Bildirimi ile ÜTS’ ye bildirir.

B Firması optik tekil ürünü aldığını Alma Bildirimi ile ÜTS’ ye bildirir.

B Firması optik tekil ürünü reçete karşılığında vatandaşa verdiğini MEDULA’ ya bildirir.

MEDULA ÜTS’ ye sorarak reçete karşılığı optik tekil ürün satışını doğrular.

Senaryo 2: MEDULA Bildirimi Olmadan Satış Yapılan Ürünler

A Firması bir optik tekil ürününü üretir ya da ithal eder ve B Firmasına verir. B Firması da bu optik tekil ürünü MEDULA bildirimi olmadan vatandaşa satar.

Bu senaryo için ÜTS’ de gerçekleştirilecek bildirimler şunlardır:

A Firması ÜTS’ ye optik tekil ürün için Üretim Bildirimi veya İthalat Bildirimi gönderir.

A Firması optik tekil ürünü B Firmasına verdiğini Verme Bildirimi ile ÜTS’ ye bildirir.

B Firması optik tekil ürünü aldığını Alma Bildirimi ile ÜTS’ ye bildirir.

B Firması optik tekil ürünü vatandaşa sattığını ÜTS’ ye Tüketiciye Verme Bildirimi ile bildirir.

Bu işlemden sonra vatandaş optik tekil ürünü iade etmek isterse B Firması bu durumu Tüketiciden İade Alma Bildirimi ile ÜTS’ ye bildirir.

Not: Yukarıda verilen senaryolarda ÜTS’ ye yanlış yapılan bildirimler için iptal bildirimleri bulunmaktadır. Örneğin; Üretim İptal, Verme İptal, vb. Ayrıca hareket bildirimlerinde (Üretim, ithalat, verme, alma, tüketiciye verme, kullanım, vb.) karekodda yer alan tüm bilgilerin (Lot Numarası mevcutsa Lot Numarası da dahil olmak üzere) etikette okunabilir formatta bulunduğu şekilde ilgili alanlara girilmesi gerekmektedir.

Bu duyuruda verilen bilgi ve örneklerden de anlaşılacağı üzere, ÜTS projesinin birinci etabı, onaylı ve güvenli ürünlerin yetkilendirilmiş kişi ve veya kuruluşlar aracılığıyla tüketiciye ulaştırılması, ikinci etabı ise kaçak ve veya kayıt dışı yollarla piyasaya arz edilen tıbbi cihaz satışlarının engellenmesi ve kayıt altına alınması işlemidir.Bu nedenle tedarikçilerden yaptığınız alımlarda alma-verme işlemini yapmış olmanız, dijital envanterinizi oluşturmanın ilk basamağını teşkil etmektedir. Devamında Medula sistemi üzerinden yaptığınız satışlarınız otomatik olarak dijital envanterinizden düşmekte, geri kalan reçeteli satışlarınız ile ilgili olarakta yukarıda verilen örnekte anlatıldığı gibi manuel  olarak satış bilgilerini girerek ilgi ürün yâda ürünlerin çıkışını yapmak durumundasınız. Bu iş ve işlemleri yaparken işlem tarihi ile örtüşecek şekilde ilgili satış belgelerini de tanzim etmeniz, ileride yapılacak olası mali denetimlerde zarara uğramamanız ve cezai işlemlerin muhatabı olmamanız açısından çok önemlidir. Bu nedenle Medula Optik programı dışında yapılan satışlara bağlı olarak ÜTS sisteminde yapılan "tüketiciye verme bildirimleri" ile satış belgelerinin tarihsel uyumuna ve reçete kayıt defterlerinde yapacağınız kayıtlara azami dikkat etmeniz fevkalade önemlidir.

Bilgilerinize, saygılarımızla."

Ege Gözlükçüler ve Optisyenler Dernekleri Federasyonu 

Yönetim Kurulu